Dispositivos da Lei da Liberdade Econômica referentes à digitalização de documentos públicos ou privados regulamentados.
Em 18 de março de 2020, foi publicado o Decreto n.º 10.278, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Com isso, o Decreto n.º 10.278 regulamenta o disposto no inciso X do art. 3º da Lei n.º 13.874, de 20 de setembro de 2019 (Lei da Liberdade Econômica), que define como um dos direitos essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País: “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público“.
Inicialmente, cabe notar que o Decreto n.º 10.278 exclui expressamente de seu âmbito de aplicação:
(i) documentos produzidos originalmente em formato digital (documentos nato-digitais);
(ii) documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional; (iii) documentos em microfilme;
(iv) documentos audiovisuais;
(v) documentos de identificação; e
(vi) documentos de porte obrigatório.
Como regras gerais, o Decreto n.º 10.278 impõe que os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
(i) a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
(ii) a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
(iii) o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
(iv) a confidencialidade, quando aplicável; e
(v) a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
O Decreto n.º 10.278 traz requisitos distintos para a digitalização que envolva entidades públicas e para a digitalização entre particulares. No primeiro caso, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
(i) ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
(ii) seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I ao Decreto n.º 10.278; e
(iii) conter, no mínimo, os metadados (como definido pelo Decreto n.º 10.278, dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos) especificados no Anexo III ao Decreto n.º 10.278.
Por outro lado, no caso de documentos que envolvam relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, caso necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados é considerado válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. O Decreto n.º 10.278 ressalva que, caso não haja acordo prévio entre as partes, aplicam-se os requisitos descritos no parágrafo anterior, referentes à digitalização que envolva entidades públicas.
Por fim, o Decreto n.º 10.278 prevê que o processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. Cabe, ainda, ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto no Decreto n.º 10.278.
Para acessar a íntegra do Decreto n.º 10.278, que regulamenta a Lei da Liberdade Econômica referentes à digitalização de documentos públicos ou privados regulamentados, clique aqui.
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